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理论学习  
加快实施知识管理,促进传统企业向学习型组织转化
作者:        文章来源:          点击数:          更新时间:2014/10/01

        在知识经济时代,知识更新加快,技术创新不断。要想跟上时代的节奏,个人需要终身学习,企业需要转化成为学习型组织,国家需要大力鼓励全社会的创新意识和行为,使整个社会保持一种锐意进取和不断发展的状态,最终成为学习型社会。对于一个企业而言,学习是创造力和竞争力的源泉。国外管理专家认为,未来最成功的企业将是一种学习型组织――能够使各阶层所有成员全心投入,并持续不断学习的组织。企业未来唯一持久的竞争优势,就是具备比竞争对手更快速学习的能力。在企业中实施知识管理,可以有效地促进企业的学习行为,提高学习效果;通过制度创新使传统企业迅速向学习型组织进行转化,可以使企业的学习能力巩固和强化,并最终使学习成为企业的重要价值观和竞争力。
        有人将知识管理界定为知识经济环境中知识型企业的管理模式,这就淡化了知识管理对传统企业的重要性和适用性,很不利于传统企业管理方法的提高。其实,知识管理应该是指这样一种组织行为,即组织为了获得持久的竞争力,对各种相关的知识资源进行开发、传递和利用的过程。在这里,知识资源大体可分为三类: 第一类是组织内部员工个人的知识,包括他们的学习成果、见闻见解、关系网络、经验教训等,针对这一类资源,知识管理的任务主要是最大程度地收集、存档并实现组织内共享;第二类是组织内部的各类文档资料,针对这一类资源,知识管理的任务主要是最大程度地实现组织内共享;第三类是组织外部的信息和服务,针对这一类资源,知识管理的任务主要是收集、筛选、存档、利用。这三类资源在任何组织都是存在的,只不过有的系统,有的简单,有的得到了充分的开发利用,有的仅处在收集和重复的状态。因此,知识管理对每个组织来说不是有没有的问题,而是好不好的问题。
        一、实施知识管理开发和深化企业的学习行为
        1.1把企业传统学习方式制度化、信息化,最大限度促进员工知识交流和更新在技术创新和信息、知识日益成为企业市场竞争力决定因素的情况下,在企业建立知识共享平台已显的日益重要。在没有知识共享平台的情况下,企业中重要员工的离职、退休会给企业造成重大的损失。因为重要员工的经验、客户关系、独特技能和专业知识是企业的无形财富,充分利用这些财富是企业发展的根本。同时,员工之间的交流、差别知识的互补和同心企业文化中价值观的强化,都需要一个共享的知识平台。现在局域网和Internet的普及给企业提供了这种共享平台,知识管理就可利用这个平台充分共享员工的差别知识,将个人知识和信息提升为组织知识,减少员工休假、离职而造成的损失。这就要求企业平时就要提供相应的工具收集、整理与各员工工作紧密相关的各种有价值的信息源,如报告、项目总结、模板、电子数据表、参考书、说明书等,这些信息源不仅限于印刷型资料,也包括各种工具、设备和特殊的应用软件。有企业知识库为基础,新员工能很快地熟悉前人的工作环境,学习其他员工的经验。同时知识管理还必须将企业传统学习方式制度化、信息化,以促进企业的学习行为,这主要表现在以下几个方面:
        (1)强化员工间的知识交流制度。员工之间进行知识交流的方式很多,最普遍的就是"传帮带"。"传帮带"是知识传播的传统方式,但在知识经济的今天它的有效性丝毫没有降低。新员工通过老员工的传帮带,可以直接获得与业务密切相关的知识和技能,缩短适应期,较快地进入角色;成长中的员工通过先进员工的传帮带可以进一步提高自己的工作效率和工作质量。因此,传帮带活动需要经常化制度化。传帮带活动应该多样化和信息化,新员工不仅可直接向老员工面对面地学习,还可通过知识共享平台向企业中所有员工学习;同时老员工一方面有责任向知识共享平台提供知识,另一方面也必须不断通过知识共享平台学习和提高,从而保持其知识新鲜和创新力。
        (2)支持自学。自学是员工积累知识的重要途径,而且较少占用组织成本。任何组织都应该支持员工各种形式的自学,如业余阅读、自费进修、自费参观等。利用知识共享平台,可以使员工的自学方便快捷,并有利于老员工克服面子、自信心不足等心理障碍,使自学全面深入地展开。
        (3)定期培训。培训可分为偶发型培训、计划型培训和定期培训。定期培训是最完善的培训制度,它可以使员工及时获得本行业的最新信息和技术。世界上很多大公司都十分重视定期对员工进行轮训,IBM、微软的培训经费每年都在十亿美元以上。知识管理应该在定期培训的内容、形式、时间安排和效果检查上进行创新。
        1、2 对文档资料实行开放式管理
        文档资料大体可分为两大类:第一类是跟本单位的业务直接相关的文档资料,包括上级文件、内部规章、财务档案、人事档案、研究报告、行动计划、工作进展记录及沟通宣传记录等。第二类是外购资料,包括书刊音像、网络信息等。针对第一类资料,开放式管理的重点是规范化与透明化。针对第二类资料,开放式管理的重点是共建共享。所谓共建,是指资料的采购应参考使用者的意见,而不能只由个别人决定。所谓共享,是指全体员工都可以使用。
        1、3积极收集外部信息
        外部环境的变化在很多情况下会直接或间接地影响到组织的生存与发展,收集外部信息是知识管理的重要任务。这些信息包括:政治政策信息、经济发展信息、法律信息、人口变化信息、社会文化信息、科技信息、自然环境信息、市场供求信息等,这些信息有的可以通过检索媒体、向人咨询、请人讲演、参加相关的会议来收集,有的则需要通过系统的调研来收集。对外部信息的收集能力是衡量知识管理水平的重要指标。
        企业应分析外部环境的机会和挑战,获取相关资料,相应调整企业战略,领导市场潮流。在当代工业革命的巨变中,在新的经济不平衡状态下,只有那些善于捕捉新的技术机会、并转化为新产品的人,才能迅速创造财富。高的"不均衡收益"正在取代低的"均衡收益"。 技术和经济发展的不均衡状态既意味着巨大的机会,也意味着巨大的威胁。技术突破不断出现,经济环境不断变化,企业必须及时适应这些情况,利用知识管理不断产生新的知识和独占技术。当有突破性技术出现时,相关企业必须自我更新,建立新的结构。成功的企业有时必须自我毁灭才能保全发展自己。
        二、促进企业向学习型组织转化
        在新的知识经济时代到底如何有效地激发组织的创新和创建成功的学习型组织早已成为现代管理的两大主题。全球化和网络化的到来使得企业为了适应新形势不得不进行一系列的革新,如何成为学习型组织将成为新的管理革命的重要内容。学习型组织是能对相互依赖并且不断变化的世界做出有效的反应的组织,应该是一个能不断适应与变革能力的组织。深圳巨人集团因为企业总裁史玉柱对环境变化过分自信的决策而使企业陷入困境,同样也是因为史玉柱在失败中迅速的学习使的巨人集团有了复苏的迹象;山东的秦池酒厂在创业初期取得了巨大的成功,但在企业进一步发展的关键时刻,企业的管理者不是理智地分析当时国家对发展白酒的政策限制和市场需求变化的信号,而是情绪化地争得中央电视台的广告“标王”,过分地迷信广告的作用,使企业失去了健康壮大的最佳时机而一蹶不振。我国企业这种昙花一现的现象十分常见,问题的根本在于包括企业管理者在内企业的学习能力低下,学习过程中存在种种机制上和组织上的障碍。为适应我国年末加入WTO所带来的挑战和知识经济的要求,企业尽快向学习型组织转化成为一种必然的选择。
        企业要想将自身改造为学习型组织,必须从建立适合于学习的组织结构入手。组织学习的过程模型一般为“发现―发明―执行―推广―反馈――发现 ”这样一个反复循环的过程。在这个循环过程中,有的企业在“发明”环节缺乏组织保证,有的在“反馈”环节缺乏组织结构。通过对组织学习过程中各环节的具体分析,对照企业自身的现状,企业就可有针对性地建立适合于学习的组织结构。一般来讲,加强领导和管理、强化反馈机制、创新企业文化是目前我国企业向学习型组织转化的当务之急。除此之外,项目管理、团队工作、界面管理以及并行工程等都有利于组织开展系统性的学习。
        2.1 领导与管理。
        在学习型组织中,各级领导人和经理人员通过以下几个方面为从事学习的个人和团队提供强有力的支持:(1)规范学习行为;这包括:企业的高级管理者必须接受定期的培训,必须对企业的活动行为做定期的反思,建立专门的研发机构保证企业的产品创新和制度创新。
        (2)建立一种促进学习的体系;这要求企业在工资、福利、休假上向学习效果突出的个人和部门倾斜。(3)鼓励员工提出创新建议;(4)保证知识传播和学习渠道的畅通;其中企业管理者和员工之间的交流和互相学习的渠道必须畅通,可通过制度化的垦谈会、研讨会的形式保证。(5)企业资源向从事学习的人员和团队倾斜。
        2.2信息反馈机制
        信息反馈机制是学习型组织保持生命力的关键。在管理者个人拥有绝对垄断权利的传统企业中,员工的建议和外界的批评对企业管理者往往毫无影响,或者建议无法上达,或者管理者因为权利垄断不能真正进行学习。传统企业要在向学习型组织转化,首先要建立员工建议系统和顾客意见反馈系统;其次要成立专门的组织调研企业内部和外部的情况变化,并要把这些信息加工成对企业决策有价值的报告;第三要善于接受咨询公司的帮助,在企业重大决策前要重视外界智力的作用。
        2.3企业文化。
        文化是组织的强大的精神动力,是员工之间的黏合剂,是知识管理的基础。知识管理要想收到最佳效果必须首先建立同利同心的企业文化。同利同心的企业文化需要三大支柱,即:科学民主的决策机制、细致合理的利益分配机制和深入人心的员工黏合机制。这三类机制的任务是,使员工得到公平的对待和全面的尊重与关心,将员工之间产生矛盾的因素减少到最低点,充分保护和激励员工参与管理和进行创新的积极性,最终在组织内形成崇尚创新、学习先进、敬业助人的文化氛围。一个学习型组织的文化必须做到:支持并奖励学习和创新;提倡探索、切磋、冒险和试验;允许犯错,并将错误视为学习的良机;关注全体员工的福利。在具备了一定的组织结构基础后,企业还要着重塑造组织的学习文化,培养组织的学习习惯和学习气氛。要开展经常性的学习,以提高企业整体的学习积极性。
        三、通过学习最终提高企业的竞争力
        提高企业的竞争力,这是知识管理的最终落脚点,也是企业学习的目的。知识只有作用于实践,才能给人们带来价值。同时,也只有通过在实践中的不断扬弃,知识才能不断更新,适应人类改造世界的需要。一个组织能否充分利用组织的知识,能否不断地创造出新的知识,进行知识更新,将是其能否成功的关键因素。通过信息技术在组织学习中的应用,可以促进组织的知识创造过程。彼得.圣吉(Peter Senge)在《第五项修炼》一书中这样描述一个学习型组织:在这个组织中,人们不断地开拓他们的创造能力......新颖的、扩展型的思维模式被培育起来......而且人们不断地学习如何在一起学习。在知识经济时代,企业竞争的核武器是让员工更快地学习,使企业进入自我学习、自我组织、自我控制、自我发展的新境界。
        学习是一件自主的事,只有自主地、充满乐趣地学习,才能真正了解学习的真谛。因此,在向学习型组织的转化过程中,不应死板教条。对于国外的先进经验,中国企业既不能盲目借鉴和引进,又不能固步自封,而是要根据自己的特点,建立有自身特色的、适应自身情况的学习型组织。

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